“桌面形象”需要用心經營

　　辦公室內，一言一行都需要智慧，你那“一畝三分田”——辦公桌更是你的長期“形象代言人”。一年即將過去，你有沒有把它好好經營？你會常常收拾辦公桌嗎？記者隨機抽查10個職場白領，9個都會回答：“會。”或者一周一次，或者每天抽5~10分鐘時間來整理，大部分人是為了工作起來更舒服、方便。資深的白領則會好心提醒：你的辛苦不會白費，因為老板其實都看過你的辦公桌，心里還會悄悄給你“打分”的！

　　每天十幾分鐘整理辦公桌

　　在某單位業務交流研討會上，主管領導向全體工作人員介紹了他不算經驗的一條“經驗”：每天下班后，一定要抽出十幾分鐘時間，將自己的辦公桌的桌面整理一遍。批示完畢的文件，一定要轉交出去，絕不能在自己手里過夜；暫時沒有用的文件，一定要存入檔案柜，絕不能雜亂地堆在眼前；需要處理的文件，一定要整理好放在辦公桌顯著的位置，絕不能對待辦的事情心中無數。然后，在整理完畢的桌前，認真總結一遍今天的工作，計劃一遍明天的工作。他說若能每天堅持這么做，一定會有收獲。

　　他解釋道：可千萬別小看這不起眼的十幾分鐘。整理好自己的桌面，其實是一個打理工作的過程。

　　將批示文件轉出，就是不要讓緊急事件在自己這里擱置，往往一擱置，就很容易忘記，很容易造成重大失誤；將無用文件存起來，就是千萬不要讓過去的事情、沒用的東西占據自己有限的大腦，而感覺還有許多事情要做，產生緊張情緒，這對心理、工作都無益；將待辦文件整出來，就是千萬別讓日后的工作盲目無序，一定要分清輕重緩急，做到心中有數，這樣各項工作才不會拖、不會誤。這樣一來，工作質量不提高都是不可能的了。

　　老板會“以桌取人”

　　Helen在超級忙亂的市場部工作，桌面上總有亂七八糟的文件、文書一大堆，大家習以為常，也就不覺得突兀，要找文件的時候往往嬉笑著一起找。不過有資深的白領就會好心提醒她：雖然不像學校里老師巡查一樣正規，但老板或者上司確實會悄悄通過桌面來觀察一個職員的處事作風。

　　做文秘助理的陳先生，經常跟著上司工作，也會以上司的思維去“以桌取人”。 他覺得，一張辦公桌就如同人的一張臉，從桌面風格就可以看出這個人的個性和對生活的態度。例如，他們辦公室的Amy是個大忙人，經常出差，一回來電話打個沒完沒了，桌子長期被一層又一層攤開的各種文件所覆蓋。

　　陳先生指出，這樣的桌子確實顯示她比別人忙，不過說話多，實事做得少，可見她出差的時候效率也高不到哪里去。再看另外一張桌子，不用看本人，從新丁小伍的桌面就看得出他是一個剛參加工作的人：學生時期的獎杯獎牌都放在桌子的一角，給人感覺像是在炫耀自己的能力，顯示了他可能充滿野心，凡事求成心切。那些桌面很少有工作之外雜物的辦公桌，主人一般是踏實認真的，私生活和工作嚴格分開。

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　　好習慣需要培養

　　有調查公司對美國、英國、澳大利亞、德國和法國5個國家的2600名經理人進行的調查結果顯示，48%的受訪者喜歡亂而有序的辦公桌風格，占了最多數。這類辦公桌上雖然東西很多，但是牽扯到工作方面的文件卻不可思議地整齊。各種文檔分門別類，排列非常合理而且具有邏輯性，給人感覺專業又不會太嚴肅。

　　60%的國外職場人表示，這樣的習慣需要通過后天的訓練來養成。在美國，不少家庭在孩子很小的時候，就引導他們使用一些工具，比如使用一些標簽機給他們的桌椅編好名字，來培養孩子細節管理的能力。當他們長大進入辦公室后，他們同樣會通過這些從小培養起來的習慣來管理他們的辦公桌。

　　六招打造高效辦公桌

　　你的辦公桌看起來像垃圾堆嗎？是不是要花很多時間找數據？日本知名設計師佐藤可士和建議，著手整理辦公桌之前，要先回歸到一個基本問題：“自己是否真的需要該項物品？”也就是說，要大刀闊斧地舍棄多余的東西。

　　原則1：辦公桌面空無一物，才是理想狀態

　　辦公桌是工作平臺，不是擺放物品的倉庫，非擺在桌面不可的東西，大概只有計算機跟電話，就算要放置當下會用到的東西，也要在工作結束后馬上收拾干凈。

　　原則2：每件物品放在固定位置

　　建立固定的工作模式，也會事半功倍，例如辦公桌的第一層抽屜放工具書，第二層抽屜放文具。一旦養成了習慣，不但可以保持桌面清潔，還能馬上掌握所有物品的位置。

　　原則3：東西無法定位時，要設法解決

　　筆筒塞滿了，很多人就會把筆亂放，造成桌面更凌亂。因此，重點在于不能讓物品誤入其他空間，要限制在固定位置的范圍里，并隨時檢視、整理。

　　原則4：文件或數據只保留最終版本

　　相較于文具，文件或數據更容易積累，但整理原則大致相同，亦即“排除相同物品、保留最后一份”。像企劃書這類會不斷更新的文件，只需保留結案后的最終版本。此外，最好也要將資料都數字化。

　　原則5：為需要的物品設定優先級

　　如果文件和文具以外的物品也不斷地增加，請先假設自己買了一張新桌子，然后將所有東西都擺在桌上，再將絕對需要的物品收進抽屜里，其他一律不放置。如能謹慎挑選，必定能迅速減少物品數量。

　　原則6：規劃一個“自由空間”

　　對于一時不知如何分類的東西，可以先把柜子的空置處當做一個自由空間，暫時放置，短則3天,長則1周，就得把這些東西清掉，維持視覺的清爽。